Q&A Session #1 Scheduling dan Aplikasi MS Project

Nama : Bayu Saputro
Profesi : Mahasiswa

Assalamualaikum wr.wb. Salam Sejahtera. 
Bagaimana & apa yang harus dilakukan untuk yang pertama kali berkecimpung
di dunia konstruksi tetapi dengan kebutuhan akan penggunaan Microsoft Project
bagi pemula? 
dan kiat-kiat apa saja yg harus dipegang khususnya terkait dengan
penggunaan program tersebut.

Terima Kasih. Salam.

JAWAB :

Kiat-kiat ?, Kayak silat aja Bayu ini Hahaha.

Untuk pengguna ms project tentunya Bayu harus kuasai dasar (jurus silatnya) ilmunya :

1. Paham apa itu lintasan kritis, karena yang menyusun skejul banyak yang tidak paham tentang lintasan kritis.
2. Penggunaan predecessors (hubungan ketergantungan) untuk masing-masing pekerjaan. Ini dasar untuk merangkai skejul. Banyak yang buat skejul namun tidak saling berkaitan, jadinya schedule yang tidak berupa network, skejul itu harus berupa network jika ada penyimpangan dari pekerjaan sebelumnya, maka akan berpengaruh ke pekerjaan berikutnya.
3. Memformat tampilan Ms Project, pada aplikasi Ms Project ini banyak sekali tampilan yang bermanfaat dalam penyusunan dan pengendalian skejul, tidak tau bagaimana menampilkannya maka manfaatnya tidak didapat. Sama seperti punya mobil, tapi tidak bisa mengaktivkan AC nya kegerahan ?, gitu juga ms project banyak sekali tools yang bisa membantu dalam pengendalian proyek.

Ok Bayu, itu ciat-ciat nya dulu ?, semoga menjadi Planner yang Baik dan Benar

Salam

Syafriandi

Nama : Farid Bima

Pertanyaan : Bagaimana membuat chart project agar mengetahui
FINAL Progress project?

JAWAB :

Farid yang baik, skejul proyek biasanya berbentuk ;

• skejul waktu dalam bentuk bar chart atau diagram batang ;
• skejul material atau sumberdaya, biasanya dalam bentuk table ;
• dan skejul biaya, biasanya berbentuk cashflow, cashflow sering juga dikonversi dalam bentuk chart kurva S.

di-ms project jika kita meng-input skejul dengan lengkap, maka ke 3 chart tersebut diatas bisa kita dapat.

Gambar dibawah ini menunjukkan Skejul Waktu

Gambar dibawah ini menunjukkan Skejul Sumberdaya

Jadwal Pembiayaan

Final Progress Project ?

Skejul dibuat ibarat peta dalam perjalanan. Jadi dengan skejul proyek tahap demi tahap, bisa terkendali. Progress atau kemajuan proyek dapat di pantau dengan skejul proyek. Progress waktu dipantau dengan Gantt Chart, Progress biaya, dapat di pantau dengan skejul biaya (cashflow atau kurva S), Progress material atau sumberdaya, bisa dipantau penggunaannya dengan skejul material.

Gambar dibawah ini menampilkan skejul waktu yang terlambat rencana selesai tgl 7/10/2018 estimasi skejul akibat kendala lapangan akan selesai tgl 16/10/2018 atau terlambat 9 hari.

Gambar diatas adalah update data, sehingga belum benar akan terlambat 9 hari, data tersebut adalah sebagai pengingat manajemen untuk melakukan tindakan, baik evaluasi atau percepatan, agar Final Project bisa selesai dengan Happy ?.

Ok Farid Bima, semoga menjadi Planner yang Baik dan Benar

Salam

Syafriandi

nama : latif,

saya bekerja di kontraktor dan berposisi sebagai Site engineer

Pertanyaan mengenai ms project (Schedule vs Actual) :

Bagaimana membuat/menampilkan schedule yang di dalamnya terdapat
schedule & actual schedule/actual perkerjaan di lapangan, 
saya pernah menggunakan 'metode' input baseline untuk menampilkan 
actual schedule tapi semuanya di input manual, dari mulai start, 
finish & durasinya.

Apakah metode ini paling effektif atau ada yang lebih baik 
dan mudah dipahami (oleh pembuat schedule & pembacanya).

Terima kasih

Salam Hangat

Munawar Abdullatif

JAWAB :

Pak Latif

Berarti bapak sudah menggunakan Ms Project. Bagus pak.

Jika bapak mengaplikasikan Ms Project dengan predecessor yang baik, maka seharusnya skejul bapak berupa network (saling berkait). Bentuknya tetap barchart namun saling berkait, sehingga akan membentuk lintasan kritis. Tahapan ini sering kita sebut sebagai Planning.

Scheduling, adalah tahap planning yang di-baseline. Skejul yang sudah dibaseline, bisa di setting diagram batangnya menjadi 2 bentuk, bentuk atas adalah rencana, bentuk yang dibawahnya adalah realisasi nya. Dengan adanya 2 bar akan terlihap perbedaanya jika ada penyimpangan saat pelaksanaan.

Mengupdate atau pemutahiran data skejul dilakukan dengan menetapkan dahulu tanggal pemutahiran data, (pada gambar dibawah ini garis vertical berwarna merah) ini penting karena banyak planner yang tidak melakukan proses ini sehingga hasilnya tidak akurat. Ms project menghitung / menganalisa ulang skejul hingga tanggal yang sudah kita tetapkan tadi.

Menginput data actual dilakukan per item pekerjaan, dengan mengisi kapan mulai start, berapa persen saat ini, selanjutnya item pekerjaan yang link terhadap pekerjaan tersebut akan tergeser dengan sendirinya.

Banyak tim proyek yang membuat skejul dengan Ms Project, namun sampai tahan Planning saja. Jika tidak sampai tahap scheduling yang terupdate setiap priodenya, maka skejul tersebut hanyalah sebagai formalitas.

Saya sering menyebutkan Ayo Planner Indonesia buat schedule yang baik dan benar.

Baik adalah skejulnya berkualitas (dibuat dengan kaidah-kaidah Teknik dan ilmu skejul)

Benar, adalah menjadi alat kontrol untuk mengendalikan (waktu, material dan biaya), dengan melakukan update per priode sehingga bisa menjadi alat (tools) manajemen untuk mengambil tindakan.

Untuk apa baik kalau tidak benar hahahahaha.

Demikian Pak Latif, semoga bapak menjadi Planner yang Baik dan Benar

Salam

Syafriandi

Nama : Sam Rizzal

Dear Bapak Syafriandi

Saya ingin bertanya tentang, bagaimana cara mengontrol baik budget 
maupun waktu proyek dengan MS project, kebanyakan MS project hanya 
di pakai untuk Rencana proyek yang belum berjalan, bukan proyek 
yang sedang berjalan,

Terima kasih

Salam

M.Rizzal

JAWAB :

Sam Rizzal,

Saya senang dengan semangat nya ?

Ms Project bisa untuk proyek yang berjalan.

Rizzal bisa lihat uraian jawaban pada pertanyaan pak Latif (Q/A nomor 3).

Semoga bisa dipahami dan mulai diterapkan.

Ayo Planner Indonesia buat schedule yang baik dan benar.

Salam

Syafriandi

Festus Simbolon 

Salam sejahtera,

Saya mau menanyakan terkait scheduling yang telat. Saya lampirkan 
foto nya. Yang mau saya tanyakan,bagaimana cara input schedule 
yg telah di reschedule tsb di ms project,dimana ada 1 minggu 
jadwal pekerjaan kosong. Saya belum ada temukan cara nya di buku
" manajemen konstruksi dengan aplikasi microsoft project" 
karangan pak syafriandi. Terimakasih
 



Hormat saya,

Festus s

JAWAB :

Pak Festus

Saya senang semangat nya untuk untuk konsentrasi agar skejul bukan lah “formalitas yang penting tapi tak pernah dikerjakan secara serius”.

Gambarnya skejulnya dibuat dengan excel dan grafik kurva S yang bapak lampirkan, mengingatkan saya dulu saat masih menggunakan Bar chart dengan excel dan kemudian di Re-Schedule

Skejul Awal

Re-schedule menjadi

Proses merubah skejul dilakukan dengan menghitung terlebih dahulu bobot yang sudah dilakukan Perhatikan Kolom N dan O.

Saat itu menurut itu yang benar.

Namun, saat ini skejul yang tidak ada lintasan kritisnya itu sudah pasti NGAWUR, ?

Karena saya selalu mengatakan “Roh schedule adalah Lintasan Kritis, Schedule yang tidak ada lintasan kritisnya adalah schedule yang mati”.

Kembali ke pertanyaan, Yang mau saya tanyakan,bagaimana cara input schedule yg telah di reschedule tsb di ms project,dimana ada 1 minggu jadwal pekerjaan kosong.

Pada saat mengudate (Tracking) kita kosongkan sumberdayanya, jika 1 minggu yah kosongkan 1 minggu. Pada buku saya contoh soalnya kasus pelaksanaan 2 (halaman 172)

Bisa juga triknya dengan membuat libur pada dengan menset di Change Working Time.

Reschedule di ms project ?,

Sebenarnya jika kita controlling schedule berjalan dengan mengupdate/tracking ms project secara rutin, maka Reschedule tidak ada karena estimasi kedepan baik itu terlambat ataupun lebih cepat selalu didapat saat tracking.

Itu kelebihan yang jelas dari Ms Project yang di tracking dibandingkan dengan excel yang tidak ada lintasan kritisnya.

Namun jika Ms Project hanya sampai tahap planning tidak discheduling kemudian ditracking

Ayo Pak Festus

Jadi Planner, buat yang baik dan benar

Salam

Syafriandi

Renhard Damanik

Jika boleh saya meminta agar pembahasan juga untuk Bangunan Air, 
Metode dan cara membuat Time Schedule sedekat mungkin dengan kondisi 
sosial dalam pelaksanaannya. Karena Schedule secara teoritis kadang 
tidak sesuai dengan kondisi lapangan yang rumit dan kompleks. 
Jika kita membuat Schedule secara teknis perhitungan sudah mendekati 
rencana, tetapi dalam penerapan di lapangan sering meleset jauh 
dengan berbagai kondisi sosial masyarakat. Mohon penjelasan dan 
Analisa apa yang dipakai untuk membuat schedule agar mendekati 
sesuai dengan pelaksanaan dan jadwal proyek sesuai jangka waktu 
yang ditentukan oleh owneer. Terimakasih

Salam Sukses SIPILPEDIA.

JAWAB :

Pak Renhard

Untuk pembuatan schedule yang baik dan benar yang harus dikuatkan adalah philosophy atau logika pembuatannya, jika itu sudah dikuasai, maka kemudian ditambah pemahaman atau metode pelaksaan lapangan, maka schedule bisa dibuat dengan susunan tahapan pekerjaan yang menyerupai pelaksanan.

Jadi jika bapak kuasai logika benarnya dan kemudian bapak Renhard paham dengan pelaksanaan proyek bapak, maka schedule bisa bapak buat sendiri.

Karena Schedule secara teoritis kadang tidak sesuai dengan kondisi lapangan yang rumit dan kompleks.

Dibuku saya saya mengatakan :

Kita tak akan bisa benar-benar memahami teori sebelum kita BENAR mempraktekkannya.

Jadi teoritis yang bapak bilang itu akan benar-benar terasa jika bapak Benar memperaktekkannya.

Belajarlah sama yang melakukan pak. ?

Salam,

Syafriandi

Dari: Evan Suhendra

Untuk: Pak Syafriandi, ST

Assalamualaikum wr.wb Pak Syafriandi, ST, saya mau bertanya 
apakah di ms. Project bisa melakukan analisis Rencana Anggaran Biaya 
(RAB)? Kalau bisa bagaimana input parameter-parameternya seperti 
analisa harga satuan pekerjaan (ahsp) yang didalam nya terdapat 
koefisien tenaga dan bahan tiap pekerjaan sedangkan di tabel 
Resource kita hanya input tenaga tenaga dan harga bahan saja.

Terima kasih Pak

Wassalamualaikum wr. Wb.

JAWAB :

Waalaikumusalam, Pak Hendra

Ms Project itu berbeda dengan Excel, jadi biasanya perhitungan Volume x Hrg Satuan = Harga Pekerjaan dilakukan di Excel.

Tapi kalua bapak ngotot juga …(hahaha). Yah…, Saya paksa juga deh supaya Ms Project bisa hitung seperti itu. Lihat pada Gambar

Data evaluasi Pelaksanaan dapat dilihat Pada gambar berikut :

Jika dengan Ms project yang dibuat dengan “Baik dan Benar” akan terlihat Ending Proyek terlambat (Finish variance) 9 Hari. ?

Sehingga data tersebut bisa menjadi alat untuk Manajemen Proyek mengambil suatu tindakan untuk kebaikan proyek.

Materi untuk kasus diatas belum ada di Buku saya. Tapi di Pelatihan Final Ms Project (Ala Syafriandi) ini saya ajarkan, mulai dari tahapan sampai pelaporan dengan Ms project. Pokoknya belajar sampai Final (Selesai) hehehe.

Salam,

Syafriandi